Die Nutzung passender digitaler Instrumente in Leitungs-, Organisations- und Verwaltungsstrukturen steigert sowohl Effektivität als auch Effizienz. So entstehen im Ehren-, Neben- und Hauptamt vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Dies ergibt sich maßgeblich aus höherer Flexibilität, geringerem Zeitbedarf für Verwaltungsaufgaben und der Entlastung von Routineaufgaben. In einer solchen neuen Leitungs- und Kommunikationskultur werden analoge und digitale Formen verbunden. Die Verwaltung wird auf allen Ebenen zum Service-Partner, der mehr Möglichkeiten zur fachlichen Beratung und Vernetzung von Anliegen hat. Um dieses Ziel zu erreichen sind insbesondere folgende Handlungsbereiche zu bearbeiten:    

Nutzerorientierung

Die verwendeten Lösungen müssen sich deutlich stärker als bisher an den Bedürfnissen und Arbeitsweisen der Nutzer orientieren. Der Fokus auf Nutzbarkeit von Software und die Möglichkeit, eigene Geräte nutzen zu können (BYOD – bring your own device), ist für Akzeptanz und Nutzung landeskirchlicher Systeme ein Schlüsselkriterium. Darüber hinaus stellt Einfachheit in der Anwendung einen elementaren Bestandteil für die Einhaltung landeskirchlicher Regeln (bspw. im Datenschutz) dar.

Die Zahl der verwendeten der Soft- und Hardwarelösungen wird sich dadurch insgesamt erhöhen. Dies wird neue Herausforderungen im Bereich der Integration und der Erhaltung der Systemsicherheit mit sich bringen. Gleichzeitig wird praktisch etablierten, aber nicht regelkonformen, Lösungen so die Nutzungsbasis entzogen.

Partizipation und Kollaboration

Ein deutlich sichtbares Kennzeichen digitaler Prozesse ist eine gestärkte Partizipation in vielfältigen neuen Formen. 

In Veränderungs- und Kommunikationsprozessen wird durch konsequente Digitalisierung eine dialogische Kommunikation (z.B. durch Social Media Walls, Online-Abstimmungen oder Diskussionsforen) ermöglicht, die bisher nur schwer erreichbar war. So können Betroffene, Interessierte oder anderweitig engagierte Personen auch mit vergleichsweise kurzen Reaktionszeiten eingebunden werden. Durch die aktive Beteiligungsmöglichkeit wird die Akzeptanz von Entscheidungen erhöht.

Auch Audio- und Video-Livestreams bzw. -aufzeichnungen tragen dazu bei, Kirchenmitglieder und Organisationen deutlich besser als bisher in die Prozesse der unterschiedlichen Organe unserer Landeskirche einzubinden, indem die Bindung an bestimmte Zeiten, Orte und die damit einhergehenden Restriktionen aufgehoben wird. 

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit in Gremien werden verschiedene Aspekte neue Lösungen und Regeln benötigen. Videokonferenzen sind schon lange etabliert, ermöglichen bspw. die Teilnahme unabhängig von Wegzeiten oder –strecken und bieten dennoch die Möglichkeit, die Beteiligten akustisch und visuell wahrzunehmen. Eine intensivere Nutzung ist auch aus ökologischen Gründen sinnvoll. Dafür ist es notwendig, dass sich auch telepräsente Personen an Abstimmungen beteiligen können. 

Weiterhin sind effiziente und integrierte Werkzeuge für eine Datenablage, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Kommentierungen, Chats usw. notwendig. Diese müssen aus einer zentralen Infrastruktur bereitgestellt werden, deren Nutzung unabhängig von den technischen und finanziellen Optionen der handelnden Personen ist. Dabei sind auch Fragen der Software-Lizenzen zu berücksichtigen.

Gremienmanagement

Gremien haben neben den allgemeinen Aspekten der Partizipation und Kollaboration weitergehende Herausforderungen, die durch eine Digitalisierung unterstützt werden können.

Gremienmanagement-Systeme können den administrativen Aufwand von Gremien signifikant reduzieren, unterstützen die Mitglieder bei einer effizienten Arbeit und reduzieren den ökologischen Fußabdruck durch geringeren Verbrauch von Papier und physischem Platz für die Archivierung. 

Ein sensibler Bereich ist die Durchführung elektronischer oder digital unterstützter Wahlen. Erfahrungen anderen Landeskirchen zeigen, dass eine elektronische Stimmabgabe z.B. die Wahlbeteiligung bei Kirchenvorstandswahlen deutlich steigern und so die demokratische Basis stärken kann. Auch mehrstufige Wahlvorgänge wie zur Wahl des Präsidenten könnten profitieren, da in diesen Fällen eine Briefwahl per se nicht möglich ist. Dem steht gegenüber, dass im Blick auf die zentralen Anforderungen einer freien und geheimen Wahl der Stimmzettel in Blick auf Nachprüfbarkeit und Manipulationssicherheit derzeit unübertroffen ist.

Transparenz, Geschwindigkeit & Self-Service

Digitale Prozesse ermöglichen vor allem einen schnelleren Ablauf, mehr Transparenz und eine Reduktion von Übertragungsfehlern. Neben der Vermeidung von Postlaufzeiten können viele Prüfungen automatisch im Verlauf der Bearbeitung erfolgen. Eventuell notwendige Ergänzungen können schnell vorgenommen werden und Antragsteller haben jederzeit die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand selbstständig einzusehen.

Neben der Unterstützung komplexer Verwaltungsabläufe sind vor allem häufig genutzte Abläufe in den Gemeinden in den Blick zu nehmen. Beispielsweise entlasten einfache Möglichkeiten zur Prüfung der Verfügbarkeit und Buchung von Räumen und Ressourcen wie Beamern die Verwaltung und reduzieren den Aufwand für engagierte Gemeindeglieder.

Ebenfalls in den Blick zu nehmen sind allgemeine Anfragen als strukturierter Self Service. Elektronisch vorbereitete Formulare für Anträge und Bescheinigungen können in allen Strukturebenen entlasten und den zeitlichen Fokus auf die Kommunikation mit der anfragenden Person lenken. 

Lernmanagement

Die zunehmende Digitalisierung erfordert neue Formen des Lernmanagements für Aus- und Weiterbildung. Modulare elektronische Lernmodelle unterstützen durch die zeitliche und räumliche Unabhängigkeit des Lernens bei der gabenorientierten Verteilung von Aufgaben in den Gemeinden und vereinfachen die Übergabe an neue Mitarbeitende. 

Die digitale Kultur ist in ihren Grundlagen vom Grundsatz der Teilung von Wissen und Fertigkeiten geprägt. Best Practice-Plattformen und andere themenzentrierte Diskussionsforen ermöglichen es, Ideen, Erfahrungen und neue Modelle mit anderen Kirchgemeinden zu teilen. Auf gleichem Weg können häufige Anfragen an zentrale Dienststellen der Landeskirche zusammengefasst werden, um die Entscheidungsfindung in den Kirchgemeinden durch qualitativ hochwertige Dokumentation zu beschleunigen und Rückfrageschleifen zu reduzieren.

10 Kommentare

Frank Pierel · 18. Juli 2019 um 14:13

Ich träume davon, dass die gesamte Registratur der neuen Verwaltungseinheit digital vorliegt und alle Mitarbeiter mit Leseberechtigung darauf Zugriff haben.

Frank Pierel · 18. Juli 2019 um 14:11

Für unser Redaktionsteam wäre es möglicherweise hilfreich, einen gemeinsamen Arbeitsraum für die Arbeit am Gemeindebrief zu haben. Doch die CN-Cloud schien uns dafür noch nicht praktikabel genug zu sein. Es müssen alle Ehrenamtler aktiv an einem Produkt arbeiten können. Im Moment müssen wir alle dem Layouter zuarbeiten, der es auch nur ehrenamtlich macht…

Frank Pierel · 18. Juli 2019 um 13:49

Wir bereiten die Schaffung von Verwaltungszentren für immer größere Gebiete vor. Doch schon bei der Friedhofsverwaltung stoßen wir dabei an Grenzen. Mein Wunsch: Es muss möglich werden, in einer Verwaltungsgemeinschaft zwar alle Friedhöfe der Verwaltungseinheit zu verwalten und jede Anfrage (bis wann ist das Grab gelöst, wer liegt drin, wer ist der Grabstelleninhaber, wo ist es genau…) aus der Verwaltungszentrale heraus beantworten zu könne. Man braucht aber am Ort eines jeden Friedhofs Zugriff auf die Datensätze dieses Friedhofs. Die Fa. Hohlfeld hat ihr Programm so konzipiert, dass die Daten nur an einer Stelle gespeichert und verwaltet werden können. Die Anfrage nach einer Cloud-Option wurde bislang mit dem Verweis auf den Datenschutz abgelehnt. Die Firma will nicht für den sicheren Schutz dieser Daten zuständig sein, wäre aber bereit, die Software zur Verfügung zu stellen, wenn die Landeskirche für die zentrale geschützte Speicherung der Friedhofsdaten sorgt.

Albrecht · 31. Mai 2019 um 22:50

Die Patenbescheinigung ist in der Taufordnung beschrieben. Nachzulesen z. B. über die Rechtssammlung (https://www.evlks.de/suche/?q=patenbescheinigung). Punkt 8 Absatz 7; das Patengespräch gehört dazu. Die Patenbescheinigung geht vom Pfarrer des Paten an den taufenden Pfarrer. Elektronische Übermittlung wäre vermutlich aufwändiger als der DIN-A-6-Zettel, der dem Paten ausgehändigt wird, weil sich die Ansprüche Überprüfbarkeit und Datenschutz schlecht vereinbaren lassen. Siehe dazu auch https://de.wikipedia.org/wiki/De-Mail#Kritik.

    Frank Pierel · 18. Juli 2019 um 15:01

    Weil die Paten nicht selten erst kurz vor dem Tauftermin um die Bescheinigung bitten, versenden wir die Patenbescheinigung nicht selten gleich selbst über das Intranet der Landeskirche. Auch mir ist es lieber, wenn ich die Bescheinigung rechtzeitig vor der Taufe als Mail bekomme als zur Taufe in Papierform.

Gabriele · 11. April 2019 um 8:54

Das ist ja alles super toll, wenn Verwaltung digitalisiert und das papierlose Büro in die Landeskirche einzieht. Ich wünschte mir, dass die Verwaltung so gebündelt wird, dass es möglich ist, auf die jetzt von einzelnen Ämtern gepflegten Vorgänge und Aktenzeichen, direkt von der Basis (Kirchgemeinde) aus zuzugreifen (Bausachen, Vermietung, Verpachtung, Dienstverträge). Der Postweg und die Warterei bei Urlaub in der Dienststelle würde so entfallen.

    Frank Pierel · 18. Juli 2019 um 14:54

    @Gabriele – Ein erster Schritt wäre es für mich, wenn Anträge an das RKA mit Unterschrift eingescannt und als PDF als Mailanhang geschickt werden könnten. Das würde schon mal gewaltig Porto und Arbeitszeit sparen (Schließlich hat man unseren Briefkasten abgehängt.). Aber im Rundschreiben vom Februar 2019 wurde darauf verwiesen, dass man alles weiterhin in Papierform auf den Weg bringen soll.

Claudia · 9. April 2019 um 16:07

Zum Kapitel 2.3 Verwaltung und Kirchliche Arbeitsorganisation
Die Landeskirche könnte über einen Rahmenvertrag mit Churchdesk nachdenken. Für die Arbeit in den Gemeinden brauchen wir dringend einfach zu handhabende Arbeitsplattformen für Haupt- und Ehrenamtliche.
Die CN-Cloud (Stichwort Gremienmanagement-Systeme) ist zwar nutzbar, aber nicht sehr komfortabel. Vor allem kann ich als Kirchvorsteherin (zumindest mit den mir zugewiesenen Rechten) bisher nichts hochladen. Wünschenswert wäre eine Plattform, an der auch parallel an Dokumenten gearbeitet werden kann.
Elektronische vorbereitete Anträge und Formulare sind sehr gut und können in der Verwaltung auch Arbeit sparen. Ich wünsche mir aber zum Beispiel, dass z.B. auf die Anforderung einer Patenbescheinigung nicht nur das gewünschte Schriftstück zugesendet wird (selbstverständlich auch elektronisch!), sondern auch Informationen und Ideen zum Patenamt und gerne auch ein Gesprächsangebot der örtlichen Pfarrer*in mitversendet werden.

    Carsten Hauptmann · 22. August 2019 um 9:41

    @Claudia: Ich bin auch nicht überzeugt von der CN-Cloud. Viel zu umständlich. Churchdesk/Churchtools dagegen bieten keine Kollaboration bei Dokumenten. Der Förderverein der Ev. Jugend im MAB hat sich meines Wissen nach eine Lizenz bei Microsoft gekauft (Gemeinnütziges Unternehmen – sehr günstige Bedingungen). Damit arbeiten dort nun alle mit der gesamten Software-Suite inklusive OneDrive, das schon sehr ausgereift ist in Bezug auf gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Mittlerweile stellt MS zumindest im Business-Bereich seine Server ja in Deutschland auf. Manchmal habe ich schon darüber nachgedacht, ob nicht unsere KG auch solch eine Lizenz nehmen sollte. Aber da kommen die restriktiven Grundsätze der Landeskirche in die Quere. Und so kann ich mein EVLKS-Mailkonto nicht einmal mit einer Mail-Software verknüpfen…

      Andreas · 10. September 2019 um 12:43

      Sehr richtig Herr Hauptmann die CN Cloud ist eine bessere Dateiablage auf den Servern der Landeskirche aber keine Lösung für Zusammenarbeit. Bezüglich SharePoint ist zu sagen, dass es bisher gegeben ist, dies alles im eigenen Unternehmen zu betreiben inkl. Datenhaltung. Microsoft strebt aber an in den nächsten Jahren an die Unterstützung für diese Form zurückzufahren um eben die Daten auf den eigenen Servern auch in Europe zu halten. Es ist mir nicht bekannt wie es andere Landeskirchen halten, es wäre doch sicher sinnvoll hier eine Zusammenarbeit zu intensivieren und sei es nur ein Erfahrungsaustausch. Ansonsten ist es doch völlig klar, Daten werden über WhatsApp, Facebook und Co. verbreitet aber der Abruf Ihres EVLKS Mailkonto über übliche Mailclients ist nicht gegeben. Ergo: Jeder nutzt dann irgend ein anderes Mailkonto weiter (ist ja bequemer als immer über Webmail zu gehen) und betreibt dort auch seine dienstliche Kommunikation wann immer es geht. Dies konterkariert den eigentlich gewollten Sicherheitsanspruch des CN.

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